jueves, 23 de abril de 2009

control de formularios

TEORIA GENERAL DE FORMULARIOS.
DEFINICION.
Es una pieza de papel que contiene los datos para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo es trasportar información para simplificar y facilitar los procesos administrativos ción constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto , epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente
PARTES DEL FORMULARIO.
Extremo superior o cabeza:
Se utiliza para los datos iníciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introduccion respecto a la accion que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.
Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia de colocación.

Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el codigo de registro Objetivo:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para. alcanzar un fin.
Objetivos específicos,
Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.
Importancia:
Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.
Uso de los formularios.
Se utilizan para garantizar la uniformidad de información, dar precisión y para eliminar la necesidad de copiar a mano.
Presentación.
De acuerdo a la presentación se pueden encontrar formularios como: talonarios, juego listo o snap-out, formas continuas, autocopiarte químico, físico o carbonizado, y cuaderno.





REQUERIMIENTOS DEL ANALISTA Y DIBUJANTE DE FORMULARIOS:
Para el análisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones de la organización, y los sistemas administrativos deben Tener capacitacion en tecnicas de diseño y, en el diseño y análisis de formularios. Conocer las técnicas de impresión y los tipos de papel y tinta.
Para el dibujo se requiere capacitación en técnicas de dibujo, diseño e impresión, destreza en el manejo de equipos de dibujo y experiencia en el diseño de formularios.
CLASIFICACIÓN:
Se pueden clasificar según su uso como breves, eventuales, pilotos y definitivos; según su aspecto funcional pueden presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos estimados, acuses de renta, entre otros;
Según su diseño pueden ser líneas, recuadros y columnas.
De acuerdo a su forma de utilización pueden ser de posición o estadísticos, los que se conocen como ficheros; Y de relación o dinámicos los cuales se utilizan para dar información circular por varios servicios.
mbito de aplicación pueden ser básicos de una dependencia, o temporales los cuales se aplican en momentos determinados como lo son las encuestas IDERACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN FORMULARIO.
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.
Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.
Requisitos básicos:
Antes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la información una vez que ha sido registrada en la respectiva forma.
Es muy importante tomar en cuenta la economia en papel e impresión de la forma, sin sacrificar la eficiencia en su uso.
Utensilios necesarios.
- Papel cuadriculado.
- Papel blanco
- Lápiz 3H y de colores
en centímetros, pulgadas y reglas para diseño de formularios continuos.
- Escuadras de 45° y 60°
Líneas y letras
Sirven para separar las zonas de información o ,e datos y guiar la vista de los usuarios cuando registran o leen los datos. Se utilizan para determinar las áreas destinadas a la recolección de datos e información.

Para la composición se debe seleccionar el tipo de letra, a fin de combinar las líneas y letras para concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la descripción de los datos.
DISEÑO DEL FORMULARIO
El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.
ANALISIS DE FORMULARIOS.
Consideraciones generales sobre el análisis de formularios:
Es una operación que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de los formularios anteriores e implantar los nuevos.
Requisitos básicos para un buen análisis.
Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los datos, orden de llenado, de lectura orden conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado.
Los datos más solicitados, como lo son los totales, bolívares, pesos, entre otros, deben destacarse, debe presentar una escogencia y correcta aplicación de las líneas, debe facilitar su labor personal que trabaje con ellas correcta definición de márgenes bien espaciados. Estandarización del tamaño del papel. el papel de acuerdo a la función que va a desempeñar la forma y su duración. Correcto número de copias indicando en cada uno, su destino.
Combinación y rediseño de formularios
Aquellos formularios que tienen un objetivo similar, pueden fusionarse y pueden servir al propósito alcanzado por cada uno separadamente.
Al hacer el rediseño propuesto, hay que determinar si es el más adecuado para obtener o recoger la información con claridad y precisión con que lo venía haciendo el formulario anterior. Si se ha utilizado el papel adecuado, orden lógico, espacios apropiados, términos y palabras de significado común, para que el formulario continúe suministrando a los usuarios los datos e información que venía obteniéndose con los formularios en uso, como influye el nuevo formulario en los procedimientos en los cuales estaban inmersos los formularios fusionados. Debe elaborarse el formulario necesario para revisar gráficamente como circulara el nuevo formulario.
Control de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como politica de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.
Pasos para la elaboración
Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido, así como las subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por función, codificar por función, preparar carpetas para archivar las muestras, preparar una lista tabulada con la información del número y nombre del formulario, y el número de índice funcional que le corresponde.






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